Во время выездной проверки представители налогового органа могут изъять необходимые им документы для более тщательной проверки. Некоторые компании осуществляют такую уловку, чтобы это не делать: как только приходит оповещение о предстоящей ревизии, налогоплательщик обращается в любую архивную службу и подписывает с ними договор задним числом. Естественно, это ему обойдется намного дороже.
Основной задачей архивной службы является обеспечение безопасности документов, переданных на хранение. Представители архивных служб оставляют за собой право отвечать или нет на интересующие вопросы граждан. Если вопрос касается сохранности ценной информации, хранящейся в документах, то вам откажут.
Вот по какому алгоритму документы передаются на хранение в архив:
- Налогоплательщик делает звонок в любую архивную фирму. По мере занятости ее представителей вам назначают встречу, где заключается сам договор.
- Под чужим именем налогоплательщик заключает договор с архивным предприятием. В нем точно прописана дата получения документов и время, на которое их следует поместить в архив. Также в договоре четко должно быть прописано, что бумаги должны быть помещены на хранение не позднее окончания очередного квартала или месяца.
- Затем подписывается соглашение еще с каким-нибудь сторонним предприятием, которое обязуется предоставить консультантов или аудиторов для оказания услуг. В этом конкретном случае – для передачи документов архивной компании.
Вот и все. Во время прихода проверки документов не будет на месте. По закону, налогоплательщик имеет право помещать все ценные бумаги в архив. Для того, чтобы из оттуда изъять представителям налоговых органов сначала необходимо будет прислать компании письменное требование предоставить документы. На это уйдет время, да еще и с архива забрать бумаги не так просто. Это действие может занять от 2 до 5 рабочих дней.
Налоговые органы могут попробовать самостоятельно запросить необходимые документы из архива. Но это тоже не так быстро и просто делается.
Архивное предприятие и хорошо тем, что в его обязанности не входит предоставлять все требуемые документы и отвечать на все вопросы. Удовлетворяются только те запросы, в которых четко указано название организации, имя фамилия отчество управляющего данной организацией, почтовый адрес и индекс учреждения. Прошение должно быть четко сформулировано и аргументировано, дополнительно нужно приложить ссылки на законы, руководствуясь которыми сотрудники архива могут выдать документы на руки третьим лица. Если же запрашиваемых документов очень много, то архив может отказать в выдаче их сразу.
Таким образом, передав документы в архив, налогоплательщик существенно выиграет определенное количество времени для исправления некоторых документов.